Оптимизация и автоматизация внутреннего документооборота на производственном предприятии

Проблема клиента

Производственное предприятие сталкивалось с длительными сроками согласования технической, проектной и нормативной документации. Бумажный документооборот был непрозрачен, приводил к потере документов, срыву сроков запуска новых изделий и увеличению административных издержек.

Предложенное решение

Разработана и внедрена система электронного документооборота (СЭД) на базе RunaWFE. Система позволила автоматизировать процессы создания, согласования, утверждения и архивирования всех типов внутренней документации с использованием гибко настраиваемых маршрутов и контролем исполнительской дисциплины.

Ключевыми особенностями решения стали: версионирование документов, возможность параллельного и последовательного согласования, интеграция с Active Directory для аутентификации пользователей, а также модуль отчетности для отслеживания статусов документов и времени нахождения на каждом этапе согласования.

Достигнутые результаты

• Ускорение процесса согласования конструкторской документации в среднем в 3 раза
• Обеспечение 100% прозрачности и контролируемости движения документов
• Снижение прямых затрат на бумажный документооборот и курьерские услуги на 80%
• Повышение исполнительской дисциплины сотрудников на 40% за счет автоматического контроля сроков
• Сокращение времени на поиск необходимых документов с десятков минут до нескольких секунд